Accueil > Foire aux questions > Réponses sur le métier d’assistante indépendante
Également appelée assistante à domicile, assistante freelance, assistante virtuelle, assistante externalisée, secrétaire ou télésecrétaire, elle est avant tout un chef d’entreprise puisqu’elle est à son compte. Elle n’est pas considérée comme employée (pas de liens de subordination). Elle est liée à ses clients par un contrat de prestations ou la validation d’un devis associé à ses conditions générales de prestations de services (ou conditions générales de ventes).
Elle peut exercer dans les locaux du client, mais est souvent en télétravail (sur le lieu de son choix, à distance : domicile, coopérative, coworking…).
Aujourd’hui, grâce aux nouvelles technologies, il est très facile de faire appel à une assistante indépendante, peu importe d’où elle exerce. La transmission des documents peut se faire de façon sécurisée sans même devoir rencontrer son interlocuteur.
Ce professionnel exerce souvent de façon ponctuelle pour ses clients, pour remédier à une hausse d’activité ou un employé absent, ou bien régulièrement quelques heures par mois pour des tâches spécifiques (une journée de facturation, 2 heures de relances d’impayés, …).
L’assistante indépendante peut pratiquer son métier dans n’importe quel secteur (secrétaire juridique, médicale, du bâtiment, digitale …) et peut proposer un large éventail de services de secrétariat (administratif, commerce, gestion, …).
Il y a malgré ce large panel de prestations des limites, celles des activités réglementées comme la comptabilité.
Enfin il est à noter que 98 % des secrétaires à distance sont des femmes, c’est d’ailleurs pour cela que le terme est toujours utilisé au féminin.
Les 3 compétences primordiales d’une assistante sont les suivantes : avoir une bonne orthographe, être autonome et avoir le sens de la confidentialité. En effet, 90% des missions concernent la rédaction (mails, compte rendu, …), pour l’image de l’entreprise un texte sans faute reste indispensable. Il en va de même pour la confidentialité puisque ce travail se base sur des données d’entreprises.
Savoir rechercher par soi-même des informations, de ce fait être force d’initiatives et de propositions et être toujours dans un esprit d’amélioration, est également un atout indéniable. Aussi, une assistante à son compte doit se prévaloir d’être réactive, flexible, polyvalente, disponible et disposer de bonnes facultés d’adaptations
Enfin il y a les compétences acquises au fil du temps : la maitrise de la bureautique, les connaissances métiers, un certain sens de l’organisation, …
Une assistante indépendante doit être un véritable couteau suisse.
Faire appel à une assistante freelance permet de collaborer avec une personne compétente, sans avoir à l’embaucher et donc à en subir les coûts, en termes de charges sociales et fiscales, mais également d’équipements (elle dispose de son propre ordinateur, bureau, téléphone, …). En plus d’un budget maitrisé, et des charges réduites, la gestion de l’entreprise devient plus fluide puisque réalisée par une professionnelle de confiance dont c’est le coeur de métier. L’externalisation de tâches chronophages permet de dégager du temps dédié à des missions plus productives. Une collaboration peut également être fructueuse en matière de positionnement sur de nouveaux axes de communications ou sur de nouveaux marchés par exemple. Malgré toutes les compétences qu’un chef d’entreprise peut avoir en gestion, en comptabilité et autres, si la charge de travail est ou devient conséquente, il ne peut tout faire de lui-même. Le retard va s’accumuler ou la qualité d’une partie du travail va chuter. De ce fait, la clé de la réussite est de déléguer des tâches moins importantes et de s’occuper d’autres tâches essentielles. L’assistante administrative indépendante s’occupe de trier, de ranger et de mettre en place un fonctionnement plus pertinent. Il s’agit là d’un gain de temps considérable dans le suivi d’affaires et cela impactera les bénéfices.
Egalement, lorsqu’une entreprise ne dispose pas de locaux, il est complexe d’embaucher une assistante, un contrat de prestations de services est alors plus adapté à la situation.
De plus, en statut de micro-entrepreneur elle ne facture pas la TVA. Une société ayant un contrat avec une assistante indépendant peut acter dans ses charges la facture de cette dernière, même si la TVA n’est pas facturée.
Pour les particuliers, il s’agit d’un gain de temps avec également 20% de TVA non facturée.
Une assistante virtuelle comme sa dénomination l’indique est spécialisée dans le monde virtuel. Elle pourra avoir des missions de Community Manager, générer des newsletters par exemple, elle collabore avec ce qui s’appelle des webpreneurs (des entrepreneurs dont l’activité se fait exclusivement sur la toile).
Une assistante dite classique sera plutôt portée sur le domaine administratif, en collaborant avec des entreprises « physiques ».
A noter qu’une assistante indépendante ‘classique’ peut proposer des missions dans le domaine informatique si elle en a les connaissances.
La comptabilité est un métier règlementé par l’ordonnance 45-2138 du 19 septembre 1945 instituant l’Ordre des experts comptables. Ce qui signifie que l’exercice de la comptabilité est limité au seul expert-comptable.
Une personne titulaire d’un diplôme en comptabilité n’aura pas le droit au même titre qu’une assistante de proposer ses services en tant qu’indépendante.
Il faut apporter une déclinaison car en tant que salarié il est possible d’effectuer des actes comptables sous certaines conditions.
Dans 90% des cas une assistante indépendante est sous le statut de l’entreprise individuelle avec comme régime celui de la micro-entreprise. Cela permet : une comptabilité simplifiée et de ne pas facturer la TVA à ses clients (ce régime n’est pas intéressant dans le cas de ventes de marchandises physiques car tous les achats effectués en micro-entreprise sont payés avec la TVA, et n’est pas récupérable ni n’est refacturée à l’acheteur, elle est donc « perdue »).
Comme toute personne se mettant à son compte, une étude de chaque statut juridique est nécessaire afin d’opter pour celui qui correspond le mieux à la situation professionnelle mais aussi personnelle. Le choix du statut est libre.
Le métier d’assistante indépendante n’est pas réglementé, c’est à dire qu’aucun diplôme ni expérience n’est demandé lors de la création de l’entreprise. Il n’en reste pas moins que ces derniers sont gages de qualité et de compétences.
Pour ma part j’ai 15 années d’expériences professionnelles, un BTS assistante manager ainsi qu’un Baccalauréat en économies et sciences sociales.
J’ai également suivi d’autres formations dans le domaine du digital et de la comptabilité par exemple.
Ayant soif d’apprendre d’autres formations suivront.
D’un point de vue purement pratique, le fait de travailler avec une assistante située à Madagascar, doit permettre une flexibilité en termes d’horaires aux vues des 2 heures de décalage horaires. Par exemple l’envoi des bilans de fin de journée pour une assistante à Madagascar ne sera lu que lendemain matin par l’entreprise en France.
Les connaissances des règlementations, des marchés, voire de la langue n’est pas la même qu’une assistante résidant en France qui est plus facilement au fait de ces éléments.
Il existe en réalité deux applications au terme « artisan ».
La première est l’utilisation usuelle que nous en avons c’est à dire que l’activité exercée est manuelle.
La seconde est un label et non un statut juridique. La Qualité d’Artisan est une appellation déposée et protégée, elle reconnaît la qualification professionnelle et la pratique du métier. Vous pouvez vous prévaloir de la qualité d’artisan lorsque vous possédez soit : un CAP, un BEP, un diplôme homologué de niveau équivalent, trois années d’exercice dans le métier que vous exercez (hors apprentissage) afin de pouvoir apposer ce mot sur une devanture de magasin ou un site internet après en avoir fait la demande.